Každodenná prevádzka fakturácie

Faktúra je účtovný doklad, preto má byť workflow najprv manuálny a pozorovateľný. Automatizáciu zapnite len pre scenáre schválené obchodníkom a účtovníkom.

Používateľské rozhranie a všetky hlavné tlačidlá opisuje Sprievodca obrazovkami Torevo • KROS Fakturácia.

Kedy sa má faktúra vytvoriť

Torevo podporuje manuálnu akciu a pravidlá pre vytvorenie objednávky, úhradu alebo splnenie objednávky. Samotná spúšťacia podmienka nestačí: pred odoslaním musia prejsť aj kontroly účtu poskytovateľa, platobného profilu, meny, údajov B2B/B2C, dátumov, súčtov, oprávnenia, procesora úloh a duplicity.

Odporúčaný východiskový model:

Scenár	Odporúčaný trigger	Prečo
Online platba	objednávka uhradená	faktúra vznikne až po úspešnej transakcii
Bankový prevod	objednávka vytvorená	neuhradená faktúra môže niesť pokyny na platbu
Dobierka	objednávka splnená	dátum a stav sa neodhadujú pri vytvorení objednávky
Platba pri osobnom odbere	objednávka uhradená alebo manuálne	závisí od reálneho toku platby
Neznáma brána alebo nový scenár	manuálne	najprv treba schváliť mapovanie a dátumy

Pravidlo môžete zúžiť podľa platobnej brány, finančného stavu a stavu vybavenia objednávky, spôsobu dopravy, zdroja objednávky, krajiny, meny, typu B2B/B2C, hodnoty a tagov. To umožňuje oddeliť napríklad dobierku od online platby bez vytvárania druhého konektora.

Automaticky sa nesmie vytvoriť doklad, ak už doklad alebo neuzavreté zosúladenie existuje, spúšťacia podmienka ešte nenastala, účet poskytovateľa nie je overený, procesor úloh nefunguje, súčty nesedia alebo konfigurácia nevie scenár jednoznačne rozhodnúť. Dôvod má byť viditeľný ako bezpečný kód, nie ako skryté opakovanie.

Kto určuje obsah dokladu

Shopify poskytuje aktuálnu objednávku, riadky, zľavy, dopravu, menu, dane a transakcie.
Torevo vyberá schválené firemné údaje, pravidlo, dátumovú politiku, platobný profil, účet poskytovateľa a číselný rad a kontroluje súčty.
KROS pridelí číslo, vytvorí výsledný doklad a PDF podľa konfigurácie pripojenej firmy.

Torevo nevymýšľa chýbajúce IČO, DIČ, IČ DPH, daň, menu, dátum ani platobnú bránu. Jazyk, vzhľad PDF a dostupné číselné rady vždy overte v konkrétnom účte KROS. Aktuálna verzia neposiela faktúru zákazníkovi cez e-mail poskytovateľa. PDF je dostupné iba autorizovanému používateľovi obchodu v Torevo.

Kontrola pripravenosti objednávky

Pred náhľadom overte identitu obchodu, stav objednávky, menu, dane, zľavy, dopravu, platbu a fakturačné údaje odberateľa. B2B objednávka musí mať úplné a konzistentné firemné údaje podľa vašich pravidiel.

Neznáma platobná brána, chýbajúce IČO, nepodporovaná mena alebo daň a nesúlad súčtov blokujú automatické vytvorenie. Opravte zdrojové údaje alebo odošlite scenár na účtovnú kontrolu.

Náhľad a vytvorenie faktúry

Otvorte objednávku alebo Shopify Admin akciu Torevo • KROS Fakturácia.
Vytvorte čerstvý náhľad. Aplikácia znovu načíta objednávku zo Shopify.
Porovnajte riadky, zľavy, dopravu, dane, menu a konečný súčet.
Skontrolujte účet poskytovateľa, číselný rad, dátumy a PDF zostavu.
Odošlite faktúru iba raz.

Manuálne vytvorenie nie je núdzová obchádzka. Je to povinný prvý krok onboardingu a bezpečný režim pre nové platobné brány, meny, daňové scenáre, refundácie a opravy.

Po odoslaní ide o asynchrónnu operáciu. Stav Odoslané alebo Spracováva sa neznamená chybu. Pri oneskorenom callbacku nevytvárajte druhú faktúru.

Spätné volanie, prijatie a PDF

Podpísané spätné volanie potvrdí výsledok v KROS. Torevo ukladá bezpečné identifikátory a časovú os, nie úplný obsah požiadaviek so zákazníckymi údajmi. Opakovaná udalosť sa spracuje idempotentne.

Po prijatí dokladu procesor úloh načíta nakonfigurovanú PDF zostavu do súkromného úložiska viazaného na obchod. PDF otvorí iba oprávnený používateľ daného obchodu. Chýbajúce PDF skúste obnoviť samostatne. Nikdy kvôli nemu nevytvárajte novú faktúru.

Na jednej objednávke použite blok Torevo a tlačidlo Otvoriť alebo vytlačiť PDF. Pri viacerých objednávkach ich označte v Shopify, vyberte Tlačiť → Torevo • KROS Fakturácia a skontrolujte, ktoré faktúry sa dostali do spoločného PDF.

Registrácia platieb

Platbu registrujte iba proti prijatému dokladu a pri známej Shopify transakcii. Skontrolujte sumu, menu, čas, bránu a jedinečný identifikátor transakcie.

Každá operácia má idempotentný kľúč. Čiastočné a viacnásobné platby zostávajú samostatné. Neznáma brána alebo nejednoznačná transakcia sa má presunúť na manuálnu kontrolu.

Refundácie a dobropisy

Refundácia v Shopify automaticky neznamená účtovne správny dobropis. Skontrolujte, či ide o úplnú, čiastočnú, množstevnú alebo dopravnú refundáciu a či sa mení daň alebo platba.

Torevo refundáciu označí na kontrolu, ale dobropis neodošle: aktuálne KROS API jeho vytvorenie nepodporuje. Doklad vytvorený manuálne v KROS pripojte alebo uzavrite až po jednoznačnom účtovnom overení.

Zosúladenie

Zosúladenie použite pri oneskorenom callbacku, timeoute, obnove po výpadku alebo existujúcom doklade v KROS. Systém má porovnať bezpečné kľúče, identitu firmy, súčet, menu a čas. Pripojí iba jednoznačnú zhodu.

Ak zostávajú dve možné zhody, nič neprepájajte a eskalujte kontrolu. Opakovanie bez overenia pôvodného výsledku je nesprávny spôsob obnovy.

Dávkové operácie

Pred dávkou filtrujte iba objednávky, ktoré prešli rovnakým pravidlom pripravenosti. Potvrďte počet položiek a limit dávky. Výsledky vyhodnocujte po dokumentoch, nie iba podľa stavu celej dávky.

Čiastočne úspešnú dávku nikdy neopakujte celú. Pokračujte iba s neúspešnými alebo nejasnými položkami po ich zosúladení.

Zmena a oprava dokladu

Už prijatú faktúru neupravujte nepriamou zmenou Shopify objednávky. Použite účtovne schválený opravný postup v KROS a následne zosúlaďte stav. Torevo nesmie ticho prepísať historický doklad.

Pri zmene číselného radu, pravidiel DPH alebo účtu poskytovateľa najprv dokončite čakajúce operácie, spustite testovací doklad a až potom obnovte automatizáciu.

Denný kontrolný zoznam

Skontrolujte dokumenty a operácie vyžadujúce pozornosť.
Zosúlaďte timeouty a oneskorené callbacky.
Overte prijaté faktúry bez PDF.
Skontrolujte neznáme platobné brány a refundácie.
Prezrite prvé doklady po každej zmene konfigurácie.
Uchovajte audit schválení a účtovných rozhodnutí mimo tokenov a osobných údajov.