Každodenná prevádzka fakturácie

Faktúra je účtovný doklad, preto má byť workflow najprv manuálny a pozorovateľný. Automatizáciu zapnite len pre scenáre schválené obchodníkom a účtovníkom.

Kedy sa má faktúra vytvoriť

Torevo podporuje manuálnu akciu a pravidlá pre vytvorenie objednávky, úhradu alebo splnenie objednávky. Trigger sám nestačí: pred odoslaním musia prejsť aj podmienky provider účtu, platobného profilu, meny, B2B/B2C údajov, dátumov, súčtov, oprávnenia, stavu workera a duplicity.

Odporúčaný východiskový model:

Scenár	Odporúčaný trigger	Prečo
Online platba	objednávka uhradená	faktúra vznikne až po úspešnej transakcii
Bankový prevod	objednávka vytvorená	neuhradená faktúra môže niesť pokyny na platbu
Dobierka	objednávka splnená	dátum a stav sa neodhadujú pri vytvorení objednávky
Platba pri osobnom odbere	objednávka uhradená alebo manuálne	závisí od reálneho toku platby
Neznáma brána alebo nový scenár	manuálne	najprv treba schváliť mapovanie a dátumy

Pravidlo môžete zúžiť podľa platobnej brány, finančného a fulfillment stavu, spôsobu dopravy, zdroja objednávky, krajiny, meny, B2B/B2C typu, hodnoty a tagov. To umožňuje oddeliť napríklad dobierku od online platby bez vytvárania druhého konektora.

Automaticky sa nesmie vytvoriť doklad, ak už doklad alebo neuzavreté zosúladenie existuje, trigger ešte nenastal, účet poskytovateľa nie je overený, worker nie je zdravý, súčty nesedia alebo konfigurácia nevie scenár jednoznačne rozhodnúť. Dôvod má byť viditeľný ako bezpečný kód, nie skrytý retry.

Kto určuje obsah dokladu

Shopify poskytuje aktuálnu objednávku, riadky, zľavy, dopravu, menu, dane a transakcie.
Torevo vyberá schválené firemné údaje, pravidlo, dátumovú politiku, platobný profil, provider účet a číselný rad a kontroluje súčty.
KROS pridelí číslo, vytvorí výsledný doklad a PDF podľa konfigurácie pripojenej firmy.

Torevo nevymýšľa chýbajúce IČO, DIČ, IČ DPH, daň, menu, dátum ani platobnú bránu. Jazyk, vzhľad PDF a dostupné číselné rady vždy overte v konkrétnom účte KROS. Aktuálna verzia neposiela faktúru zákazníkovi cez e-mail poskytovateľa; PDF je dostupné iba autorizovanému používateľovi obchodu v Torevo.

Kontrola pripravenosti objednávky

Pred náhľadom overte identitu obchodu, stav objednávky, menu, dane, zľavy, dopravu, platbu a fakturačné údaje odberateľa. B2B objednávka musí mať úplné a konzistentné firemné údaje podľa vašich pravidiel.

Neznáma platobná brána, chýbajúce IČO, nepodporovaná mena alebo daň a nesúlad súčtov blokujú automatické vytvorenie. Opravte zdrojové údaje alebo odošlite scenár na účtovnú kontrolu.

Náhľad a vytvorenie faktúry

Otvorte objednávku alebo Shopify Admin akciu Torevo Invoices.
Vytvorte čerstvý náhľad; aplikácia znovu načíta objednávku zo Shopify.
Porovnajte riadky, zľavy, dopravu, dane, menu a konečný súčet.
Skontrolujte provider účet, číselný rad, dátumy a PDF report.
Odošlite faktúru iba raz.

Manuálne vytvorenie nie je núdzová obchádzka. Je to povinný prvý krok onboardingu a bezpečný režim pre nové platobné brány, meny, daňové scenáre, refundácie a opravy.

Po odoslaní ide o asynchrónnu operáciu. Stav Odoslané alebo Spracováva sa neznamená chybu. Pri oneskorenom callbacku nevytvárajte druhú faktúru.

Callback, prijatie a PDF

Podpísaný callback potvrdí vzdialený výsledok. Torevo ukladá bezpečné identifikátory a časovú os, nie surové zákaznícke payloady. Opakovaná udalosť sa spracuje idempotentne.

Po prijatí dokladu worker načíta nakonfigurovaný PDF report do súkromného úložiska viazaného na obchod. PDF otvára iba autorizovaný používateľ daného obchodu. Chýbajúce PDF skúste obnoviť samostatne; nikdy kvôli nemu nevytvárajte novú faktúru.

Registrácia platieb

Platbu registrujte iba proti prijatému dokladu a pri známej Shopify transakcii. Skontrolujte sumu, menu, čas, bránu a jedinečný identifikátor transakcie.

Každá operácia má idempotency key. Čiastočné a viacnásobné platby zostávajú samostatné. Neznáma brána alebo nejednoznačná transakcia sa má presunúť na manuálnu kontrolu.

Refundácie a dobropisy

Refundácia v Shopify automaticky neznamená účtovne správny dobropis. Skontrolujte, či ide o úplnú, čiastočnú, množstevnú alebo dopravnú refundáciu a či sa mení daň alebo platba.

Pokiaľ konkrétny scenár nemá živú účtovnú certifikáciu, Torevo ho iba označí na kontrolu. Automatické dobropisy musia zostať vypnuté. Doklad vytvorený manuálne v KROS pripojte len po jednoznačnom overení.

Zosúladenie

Zosúladenie použite pri oneskorenom callbacku, timeoute, obnove po výpadku alebo existujúcom doklade v KROS. Systém má porovnať bezpečné kľúče, identitu firmy, súčet, menu a čas. Pripojí iba jednoznačnú zhodu.

Ak zostávajú dve možné zhody, nič neprepájajte a eskalujte kontrolu. Slepý retry je nesprávny spôsob obnovy.

Dávkové operácie

Pred dávkou filtrujte iba objednávky, ktoré prešli rovnakým pravidlom pripravenosti. Potvrďte počet položiek a limit dávky. Výsledky vyhodnocujte po dokumentoch, nie iba podľa stavu celej dávky.

Čiastočne úspešnú dávku nikdy neopakujte celú. Pokračujte iba s neúspešnými alebo nejasnými položkami po ich zosúladení.

Zmena a oprava dokladu

Už prijatú faktúru neupravujte nepriamou zmenou Shopify objednávky. Použite účtovne schválený opravný postup v KROS a následne zosúlaďte stav. Torevo nesmie ticho prepísať historický doklad.

Pri zmene číselného radu, DPH pravidiel alebo provider účtu najprv dokončite čakajúce operácie, spustite testovací doklad a až potom obnovte automatizáciu.

Denný kontrolný zoznam

Skontrolujte dokumenty a operácie vyžadujúce pozornosť.
Zosúlaďte timeouty a oneskorené callbacky.
Overte prijaté faktúry bez PDF.
Skontrolujte neznáme platobné brány a refundácie.
Prezrite prvé doklady po každej zmene konfigurácie.
Uchovajte audit schválení a účtovných rozhodnutí mimo tokenov a osobných údajov.